Effektivare verksamhet med tidrapporteringssystem

När Elisabeth Hultengren, delägare i Tjänsteverkstan, tog en mer aktiv roll i bolaget för två år sedan, såg hon ganska snart att något behövde göras gällande administrationen.

– Alla rapporterade sina tider och jobb manuellt och vi kom till en punkt där det helt enkelt inte fungerade längre. Min man gick på knäna och höll på att drunkna i pappersarbete, berättar Elisabeth.

Elisabeths första tanke var att se om Tjänsteverkstans leverantör av ekonomisystem kunde hitta någon lösning vad det gällde tidrapportering. Tyvärr visade det sig bli svårt att få systemen att fungera ihop.

– SDF var ett av få företag som kunde bygga ihop våra system och därför föll valet på dem, säger Elisabeth.

Började rapportera digitalt

När man väl hittat rätt leverantör gällde det att förankra idén hos medarbetarna.

– Vi pratade med killarna och precis som i alla förändringsprocesser är några positiva och några negativa. Vi bestämde oss för att köra och det tog inte lång tid förrän alla var med på banan. Nu har vi ett nätbaserat system som man kommer åt via dator eller app. Här rapporterar man tid, material och resor. Materialinköp hamnar direkt i systemet på rätt order vilket underlättar oerhört mycket, fortsätter Elisabeth.

Under utveckling

I september har Tjänsteverkstan haft SDFs program i två år men det finns fortfarande saker att lära.

– Det är så otroligt mycket att ta in i början och helt naturligt kan man inte lära sig och kontrollera precis allt med en gång. Vi har bland annat upptäckt att vår lagerfunktion inte fungerar som vi tänkt oss, men när det blir åtgärdat kommer det bli en enorm hjälp vid exempelvis inventering. Dessutom är det skönt att bara kunna slå leverantören en signal och veta att man alltid får hjälp. Det är viktigt för oss!

– Men det absolut bästa med vårt nya system är tidsbesparingen. Nu vet vi vem som jobbar hos vilken kund, vem som är ansvarig och vi får dessutom bra statistik. Gänget här har tyckt att det har varit roligt, avslutar Elisabeth Hultengren på Tjänsteverkstan.