FAQ - Vanliga frågor

Svensk Dataförvaltning AB har funnits sedan 1987.

Vår långa resa började med uppdrag från Svenska Kyl & Värmepumpsföreningen, att bygga ett system för köldmediehantering. Detta i samband med att Köldmediekungörelsen trädde i kraft 1 januari 1989.

Vi har 5 st ägare och alla arbetar heltid i bolaget.

Absolut! På SDF hittar du en av Sveriges ledande experter på kylregelverk, med djup kunskap och erfarenhet inom branschen.

Ja, hos SDF har vi två erfarna kyltekniker och en tidigare arbetsledare med bakgrund från ledande företag inom kyla och ventilation. Deras expertis säkerställer hög kompetens och värdefull branschinsikt.

Ja, vi är glada över vårt fortsatt nära samarbete med SKVP.

Ja det gör vi, programmet är väldigt flexibelt och vi har god användning för de delar som är relevanta för oss.

Vårt mål är att du som användare ska känna att du har allt du behöver både när det gäller programvara och support. Vi är därför måna om att höra din åsikt och ta del av de eventuella förbättringsåtgärder du tar upp. Vi kanske inte kan lösa allt, men vi är lyhörda och försöker alltid göra vårt bästa. Vi anser inte att någon är hjälpt av att vi hittar på egna unika lösningar som ingen har nytta av. Vårt motto har alltid varit ”För tekniker av tekniker”

Nej vi tar ingen extern hjälp med programmering, vi har alltid programmerat allt själva.

Ja, enligt ISO 27001, vilket innebär att vi följer strikta riktlinjer för informationssäkerhet, minimerar risker och säkerställer efterlevnad av dataskyddsregler.

Vi följer ISO 27001-ramverket och har implementerat de säkerhetsåtgärder som krävs. Våra system och processer genomgår regelbundna säkerhetsgranskningar och tester för att informationen skall lagras på ett tryggt sätt.

All data lagras säkert i Microsoft Azure-datacenter inom Sverige, vilket säkerställer efterlevnad av GDPR och lagar. Vi använder redundanta system och säkerhetskopiering för att skydda data mot förlust och obehörig åtkomst.

Det går utmärkt att lägga in för en hel period på en och samma gång.

Ja, det krävs bara en inställning för att kunna attestera arbetstid och frånvaro.

Ja, det går att ställa in att det ska vara två attestanter.

Nej, all tid som registreras på någon typ av order i SDF ligger också automatiskt till grund för tidrapporten.

Nej. Tidrapporten genereras i SDF, men övriga beräkningar sker i löneprogrammet efter export/import.

Ja det är möjligt att registrera privata utlägg direkt på en order eller på sin tidrapport. (Stöds dock inte av alla mottagande ekonomisystem)

Ja, vi har en funktion där programmet räknar ut plus och minustid i en flexbank.

Ja.

Nej, vad var och en får se styrs av behörigheter.

Nej, det styrs via behörigheter vad var och en får göra.

Ja, det styrs via en behörighet som tilldelas just den personen.

Nejdå, du lägger upp din egen personal och tilldelar personen rätt behörighetsgrupp. Däremot kan du behöva beställa/köpa en ny licens av oss om du inte har någon ledig.

Under sitt egna företag finns det angivet antal licenser och hur många som är aktiva. Härifrån går det också att beställa fler licenser.

Du går in på den personen och klickar på avsluta anställning.

För att inte riskera att mista historik tas inte någon person bort permanent utan det bästa är att inaktivera personen.

Nej, vi styr priserna via prisbilder så din kund kommer få en egen prisbild med unika priser enligt ert avtal.

Ja i de flesta fall, dock råder jag dig till att fråga oss så att du vet om ditt ekonomiprogram stödjer den funktionen från SDF.

I SDF gör du ett fakturaunderlag. Det kan vara en hel order som skall faktureras, eller en delfaktura. Det går också att lägga upp en betalplan till ett projekt.

Kontoplanen läggs in i SDF och rätt konto sätts till rätt sak, detta går med in i ekonomisystemet och blir således rätt konterat direkt.

Vanligast är att SDF är master, men finns naturligtvis avvikelser.

Ja det kan vi, men inte till alla ekonomisystem. Du behöver kontrollera med oss först.

Vi använder vår egen tjänst.

Vi har lite olika inställningar för att skicka med dokument till ekonomisystem (lite olika beroende på vilket ekonomiprogram som är mottagare). Dokument, leverantörsfakturor, protokoll, projektdagbok mm som skall bifogas vid en export måste vara publika. De flesta inställningar görs under det vi kallar "Dokumentationstyper".

Ja, vi har fyra typer av bokföringsverifikat, Successiv vinstavräkning (SVA), Ombokning av personalkostnader (TG2-TG1), Rättning av leverantörsfaktura och kontering av utlägg, som skapas i SDF och exporteras direkt till ditt ekonomisystem (fråga oss så att ditt ekonomisystem stödjer vår funktion)

Det går att delfakturera på några olika sätt, både med redovisade orderrader eller endast med en rad för fast pris.

Ja, det går att lägga upp betalplan i ett projekt och fakturera utefter den.

Ja, du kan få ut Succesiv vinstavräkning efter att vissa förberedelser är gjorda så som till exempel inställningar för olika konton och aktivering av bokföringsverifikat.

Nej, det behöver du inte göra själv. Vid aktivering av en funktion i ett projekt håller programmet reda på din betalplan och dess kvarvarande medel.

Ja, vi kan trigga valutaomvandling när order exporteras till ekonomisystemet. Viktigt här är att lägga upp kunden med rätt uppgifter i SDF.

Det går att aktivera ROT / RUT för att göra hela fördelningen i programmet innan export till ekonomisystemet.

Ja, det kan du göra. 

Du kan se vilka integrationer vi har under fliken Kundservice/Integrationer

Ja, det går att skicka avtal och andra dokument direkt från SDF efter att inställningar och integration är gjord. Förutsättning är att ni har modulen eller ett paket där Avtal ingår. Du kan läsa lite mer om avtal här.

Nej det behöver du inte, vi har en Avtalsmodul där det går att aktivera Indexuppräkning automatiskt.

Du skaffar vår betaltjänst för signering med Bank-ID. Vill du läsa lite mer och boka en demo eller fråga efter mer information kan du klicka här.

Det går bra efter att funktionen är aktiverad.

Nej, det är inte svårt när attestmall är gjord.

Nej, det är inget löneprogram, men det går att lägga upp löneartiklar i SDF som du exporterar till ditt löneprogram.

Nej, vi kan inte hantera sådana uträkningar. Du lägger upp en artikel för sjuk, men måste göra resten i löneprogrammet.

Ja, det är löneartsbaserade artiklar, så det går att hantera komp.

Vi har något vi kallar ”Fasta besök”. Där sättes regler för var, när, hur ofta och på vad som någonting skall göras. När denna regel satts upp kommer en order att skapas som du sedan använder vid besök på plats.

Ja, det går att lägga in det vi kallar ”Fasta besök” för allt som sker inom en tidsintervall.

Ja, det finns.

Ja.

Det går att läsa in koordinater till adressen, då visas ordern i vår kartvy.

Det går att se sina kunder och arbetsordrar. Det går även att lägga till "intressepunkter" som hjälp för dig och dina kollegor om ni reser mycket ute på vägarna. En karta finns också tillhörande modulen för borr. Då finns möjligheten att markera ut borrhål.

Antingen görs en inställning att koordinater skall hämtas automatiskt eller så läggs de in manuellt per anläggnign/besöksadress.

Det finns olika sätt att skilja arbetsordrar åt. Som standard genomgår en order olika status, och detta blir ett överskådligt och enkelt sätt att ha kontroll på hur orderflödet ligger till. Ett annat sätt att särskilja ordrar när det gäller olika typer av jobb är via Fakturatyper eller Kategorier.

Det är en inställning att visa aggregat, men det går också att byta namn till något som passar verksamheten och kan således användas för att få historik på andra saker man vill hålla koll på. Kanske skulle det kunna vara undercentraler, sprinkler, portar, kaffemaskin osv.

För att kunna starta order måste en anläggning finnas, men det går att döpa om till tex besöksadress, fastighet, plats eller vad som passar den egna verksamheten. All historik kommer samlas under ”anläggningen” (det röda lilla huset)

Ja, vi har implementerat AI för hjälp med textförbättring på arbetsordrar och fältet "Utförd åtgärd", alltså det fält du skriver in vad som har gjorts hos kund.

Vi använder det vi kallar "Kundregler" och det finns väldigt många olika påminnelser och spärrar att ställa in för att viktig information inte skall missas när ny arbetsorder läggs upp.

Om du har läst in, eller ställt in, koordinater finns en knapp för att öppna vägbeskrivning

Nej, den tid som registreras av tekniker för fakturering till kund läggs automatiskt också in i tidrapporten. Men är det frånvaro det gäller måste detta läggas in direkt i tidrapporten.

Kategorier används för att gruppera, sortera och underlätta det dagliga arbetet. En kategori kan vara olika typer av jobb som utförs tex Nyinstallation, Service, Garanti, Avtalsbesök, ÄTA mm. Det kan också vara olika områden, om ni jobbar mer spritt över stora delar av landet. Det skulle också kunna vara typ av händelse så som "Inväntar material", "Planera återbesök" osv. Det är helt enkelt var och ens egna sätt att arbeta som ligger till grund hur kategorier kan vara till hjälp i det vardagliga arbetet. Kategorier vänder sig främst till tekniker för att underlätta deras planering och förberedelser av jobb.

Ja, det finns färdiga standardprotokoll som levereras med programmet. Vilka som medföljer beror på vilka tillval ditt företag behöver, men det kan till exempel vara checklista enligt F-gas förordningen, Kontrollrapport och Registerföring enligt F-gas förordningen. Även olika igångkörningsprotokoll, Luftflödes protokoll och OVK finns. Arbetar du med el finns Mindre arbeten och Kontroll efter utförande. Läs gärna mer här.

Det går utmärkt att bygga egna checklistor i SDF. Läs mer om checklistor här.

Det finns olika inställningar att göra när en checklista byggs, bland annat går det att sätta en regel att checklistan måste signeras. Vem som ska signera bestämmer ni utefter era rutiner, det kan vara teknikern eller kunden. Det går också att fylla i ett namnförtydligande.

Ja, det är en inställning som går att göra på enskilda checklistor.

Nja, vi kan inte garantera att teknikerna blir mer ordningsamma, men det går att sätta en regel att checklista måste fyllas i innan arbete påbörjar. Dock handlar det naturligtvis om när teknikern öppnar sin order för att fylla i den, görs det i efterskott faller syftet med regeln. Men vi försöker på de sätt vi kan att hjälpa till att förenkla för dina tekniker.

En checklista har olika bedömningspunkter och utefter dem kan systemet skapa upp en åtgärdslista där alla icke godkända checkpunkter samlas. Från dessa går det sedan att starta upp ny order för åtgärd. Samtliga aktiva åtgärdspunkter samlas under en egen flik i serviceprogrammet och kan också hanteras där ifrån.

När checkpunkter blir underkända väljs en åtgärdslista in till arbetsordern. I den åtgärdslistan går det att skriva en liten förklaring och ange prisförslag, om åtgärder sker på löpande räkning eller om offert kommer skickas. Åtgärdslistan summerar allt snyggt och prydligt och kan skickas direkt från servicesystemet till kund.

I vårt komplettpaket finns Entreprenadmodulen så har du detta går det utmärkt att göra både kalkyler och offerter. Du kan också starta upp projekt för dina jobb.

I en kalkyl kan du ange att det skall vara ROT enligt schablon.

Ja, det går att bestämma det redan i kalkylmallarna.

Det beror på hur offertmallarna byggs. De som görs direkt i SDF går det inte att infoga bilder i, men det går att lägga bilder som enskilda dokument och bifoga till kund. Om bilder skall vara integrerade i offerten måste en HTML mall byggas.

Programmet stödjer HTML mallar och vi kan bygga sådana mot offert i mån av tid.

Då kan du skapa en "alternativ offert" i stället för kopia. Detta gör att statistiken också blir rätt. När du får jobbet sätts den offert som blir antagen, till huvudoffert.

Ja, det är möjligt. Du ställer in i mallen om det skall skapas order, projekt eller avtal.

Det går att ställa in i mallen att ett projekt skall startas upp i samband med att offerten godkänns. Då går det också att välja om även ordrar skall startas upp på samma gång.

Kan du exportera uppgifter från ditt kalkylprogram till Excel har vi en funktion för import.

Det gör du själv i det vi kallar "Snabbtexter".

Ja, du kan skicka offerten på mail och begära att den signeras med Bank-ID, dock kräver det vår betaltjänst för signering. Du kan läsa mer om betaltjänster och skicka en förfrågan om pris eller demo här.

Om du har vårt paket "Komplett" går det att starta upp en kalkyl för att lämna offert till kund från en bild som teknikern tagit, eller från checkpunkter i protokoll som inte är godkända.

Projekt kan användas till mycket, men huvudfunktionen är att samla alla ordrar för både inköp, fakturering, ÄTA, garanti mm under ett och samma ställe för att få en bra uppföljning och statistik.

Ja, det går att ställa in i attestmallen.

Enklaste sättet att få in rätt kostnader i ett projekt är att använda vår leverantörsfaktura tolkning. Du kan läsa lite mer om detta här. Viktigt att du hör efter med oss om ditt ekonomisystem stödjer att ta mot leverantörsfakturor från SDF.

Ja, du skapar en vanlig arbetsorder som du anger fakturatyp ÄTA på och kopplar ihop den med projektet. Då kommer du kunna följa även ÄTA-jobben i projektet.

Ja du kan använda dig av öppen redovisning och samverkanprojekt, dock krävs en tillvalsmodul, KundOnline

Absolut, det är bara att lägga in betalplanen och att skapa kundfakturor för varje delfaktura. För att få uträkning på innehållna medel bockas en bock i inne i projektet.

Ja, om du har modulen för kyla kan du skapa sammanställda Årsrapporter eller Underlag som du skickar till din kund.

Tyvärr har inte kommunerna någon sådan tjänst som kan ta emot Årsrapporter elektroniskt.

Jajamen, det är en av våra specialiteter, dock krävs modulen för kyla. Har du den går det att göra allt som har med köldmediehantering att göra.

Absolut, bara du har modulen för kyla så går det bra. Blanketten är även kallad Kontrollrapport.

Med vår AI funktion kan märkskyltar tolkas från bild till text in i programmet på rätt aggregat.

Ja, vi har tillsammans med Kylentreprenörernas förening utvecklat detta. Det går att göra riskanalys enligt AFS eller PED samt riskinventering för mindre aggregat.

Du lägger in dina inköp och returer i det vi kallar "Lagerboken". Där får du också en sammanställning på samtliga påfyllningar och avtappningar.

Ja, om du har modulen för ventilation/OVK går det utmärkt.

Ja det går bra, dock krävs Vent-modulen.

Ja, det går.

Ja, vi har en helt egen lagermodul. Denna modul ingår i vårt paket "Standard" och "Komplett". Du kan läsa om vad de olika paketen innehåller här.

Under fliken lager finns mer övergripande information att läsa. Därifrån kan du sedan boka en demo.

Ja, du kan markera de artiklar som skall göras ett inköp på och sedan skicka beställningen till din leverantör direkt från programmet.

Det går att göra på olika sätt, direkt från en artikel eller från inköpsordern.

Ja, artiklar markeras som reserverade när de läggs till på en order.

Det går att ange beställningspunkt per artikel samt hur många som skall beställas som minimum.

Det går att göra sin inventering direkt i programmet. Det går också att ta ut en inventeringslista till Excel för att efter inventering importera den igen.

Det bestämmer du vem som får göra vad i själva lagermodulen. Sådant styrs med behörighetsgrupper.

Nej, det behöver du inte. Vi har två olika rapporter som berör ditt lager.

Vi har Drift och Skötselmanual samt Kvalitetssystemet MAKCI som tillvalsmoduler.

Nej, det ingår en viss uppsättning av färdiga blanketter. Beroende på vilken typ av manual du är i behov av får du de som är anpassade för ändamålet.

Nej, du behöver inte lägga in samma uppgifter flera gånger. Fylls ett igångkörningsprotokoll i till ett aggregat som är invalt i manualen hämtas uppgifter från detta direkt in till DU pärmen.

Har du projektmanualen går det att skapa Avvikelser och följa upp dessa.

Vi har vår företagsmanual MAKCI